アルバイト・パート・契約社員
お仕事No.1240807320
官公庁関連の職員の方から送られた、
社会保険や通勤費などに関する申請書類の
審査や処理を行う事務センターの
スーパーバイザー(管理者)のお仕事です。
このセンターには、
約70名のアルバイトスタッフが在籍しており、
その他に、14名のスーパーバイザーが活躍しています。
今回は管理者の体制を強化するため、
スーパーバイザーを増員募集いたします。
◆役割は?
スーパーバイザーの役割は、決められた期限までに
事務処理を完了させて、クライアント(官公庁関連)に
納品をすること。
日々、ひとりひとりのスタッフの業務状況をみたり、
事務処理の進捗を確認して、残りはどれくらいあるから、
今日はこの処理からなどと優先順位を判断したり、
明日のために、これを準備しておこう、など
さまざまなことを考えて行動します。
管理者といっても、指示するだけではなく、
一緒に目標をクリアできる環境や職場作りも重要な仕事の
一つなんです。
◆大変なことは?
管理者だからアルバイトさんに聞くなんて・・・
って思っていると、習得に時間がかかってしまいます。
年齢性別関係なく教わる姿勢をもつことができないと、
担当するチームメンバーとコミュニケーションも
図れなくなります。
事務処理のスピード、知識・経験は
日々業務を行ってきたスタッフさんの方が上。
早く同じくらいのレベルになれるように、
わからないことは遠慮なく質問したり、
効率のよい処理方法を教わる姿勢は大切です。
◆オフィスの雰囲気は?
決められた期限がある中で大量の申請書を処理するため、
シーンとした中で、黙々と処理をするというより、
わからないことは相談しがながら、テキパキと進める、
どちらかというと、ザワザワしている感じの雰囲気です。
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<横浜市山下町K>
官公庁関連の総務事務センターの
スーパーバイザー業務です。
事務センターの運営体制強化のために、
一緒に頑張ってくれる方を募集します。
1チーム、5~15名に分かれていますが、
その中の一つのチームをお任せします。
職員の方が申請された、社会保険や通勤費申請の
審査・事務処理を行う、事務センターでの
オフィスワークです。
事務スタッフからの質疑応答、
締切(納期)までの進捗管理、
報告のための日々の処理件数の集計、
場合によってはスタッフを一緒に
事務処理業務もお任せします。
==とあるSVの一日==
◆出勤
前日帰宅後に届いたメールチェックや
本日の業務のスケジュールを確認します。
◆チーム別に朝礼
マネージャーからの周知。
今日の業務内容をチーム全員で共有してから
業務をスタートします。
◆業務開始
進捗状況の確認をしながら、
事務スタッフに声がけしたり処理の不明点の質疑対応。
処理や審査で判断できないものなどは、
クライアント様に指示を仰いで
事務スタッフに説明をします。
◆昼ごはん
SV同士で外食したり、お弁当を持参したり。
休憩のとり方はさまざまです。
◆午後の業務開始
クライアント様への報告書の作成や
マネージャーとのミーティング
事務スタッフさんとの面談なども行います。
◆業務終了
定時で業務終了。スタッフが帰宅した後、
デスクが整理整頓されているかの確認や
明日の業務に向けての準備などを行って帰宅します。
◆その他に…
週一回、マネージャーとSVでのミーティングに参加。
各チームのSVから、業務のトピックスの共有があります。
自分のチームだけではなく、
他のチームの動きなども把握し、センターとしての
状況把握をします。
チームで困ったことなどがあれば、
マネージャーや他のチームのSVに相談をして、
積極的に意見交換、協力しあえる環境です。
月一回、クライアント様との定期ミーティングがあります。
審査方法等の変更がある場合や繁忙前の状況など、
この打ち合わせなどで共有しています。
■研修は随時スタート
・初日
⇒事務センターの概要やセンタールールの説明、
全体の組織図などを説明。机上研修が中心です。
・2日目~
⇒事務スタッフから、担当するチームで行っている
事務作業のレクチャーが始まります。
ここからはOJTが中心。
自分が担当する業務がどんな業務なのか、
しっかり把握・理解することが必要です。
たくさんの書類、さまざまなルールがありますので、
分からないことはそのままにせず、遠慮することなく、
どんどん質問することが重要。
事務業務と並行して、タイミングを見ながら
スーパーバイザーとして必要な業務や知識など
レクチャーも行います。
※契約社員登用目安3ヵ月程度はアルバイト契約
(時給1600円+交通費1日1000円まで実費支給)
≡官公庁関連の事務センターの管理者≡
・消毒液設置
・換気対策(機械換気含む)
・空気清浄機完備
1240807320
お問い合わせの際は、上記「お仕事ナンバー」をお伝えいただくとスムーズです。
お手元にご用意のうえ、お気軽にお問い合わせください。
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